Балансирование времени, денег, объема, ресурсов – это лишь некоторые из обязанностей менеджера проекта. Он должен обеспечить реализацию сложных проектов и получить положительные результаты. Нужно позаботиться о правильном общении между командой и клиентом. Проблемы — это тоже часть нашей работы.
Все мы слышали похожие истории, примеры проектов, превышающих бюджет, борьбу за соблюдение сроков – в основном, мы слышим их все время. Тем не менее, некоторые из нас все еще не могут извлечь свой урок из этих историй.

Итак, что мы можем сделать, чтобы стать лучше в нашей работе, и какие проблемы мы можем встретить на этом пути? В этой статье я попытаюсь предложить решения, которые могут помочь вам их преодолеть.

1. Плохо определенные или неясные цели

Первая серьезная проблема, к которой могут прийти руководитель проекта и члены команды, — это незнание того, что именно они должны сделать. Когда команда не знает, чего ожидать от проекта, и когда цели и задачи не определены четко, проект, скорее всего, потерпит неудачу. Это может привести к путанице, недопониманию, отсутствию важных вех. Это, в свою очередь, может привести к превышению бюджета и сверхурочным. Вы можете сравнить это с поездкой по дороге без плана или карты – сколько газа и времени вы будете тратить, пока не доберетесь туда, куда вы хотели?

Так как же этого избежать?

Какие шаги вы можете предпринять, чтобы противодействовать этой сложности проекта?

Прежде всего, потратьте некоторое время, чтобы спланировать свой старт с клиентом. Установите повестку дня и подготовьте список вопросов – постарайтесь определить все неопределенности. Спросите вашего клиента о целях, ценностях, вехах, сроках, приоритетах. Поговорим о краткосрочных и долгосрочных планах. Это также хорошая практика, чтобы отправить список вопросов к вашему клиенту заранее. Это позволит вам не ждать ответов после звонка, оставляя им время для подготовки. Пусть ваша команда знает о встрече и повестке дня. Попросите их подготовить вопросы самостоятельно. Разработчики будут лучше знать, какой информация им не хватает. После звонка отправьте письменное резюме и попросите вашего клиента подтвердить это.

2. Задачи не очень хорошо описываются

Ваш проект должен быть запущен, но у вас нет описанных задач? У вас есть только краткое знание о том, что должно быть сделано, и ваш клиент занят или не хочет делать некоторые описания?

Воспитывать!

Попытайтесь избежать этого, установив основные правила на вашем старте или после звонков. Работа над проектом является общей ответственностью – без вашего участия клиента вы не в состоянии доставить продукт, который они хотят. Сосредоточьтесь на образовании и попытайтесь показать, как роли и обязанности отличаются в команде.

Познакомьте их с определением готового и определением сделанного. Помогите им понять это. Попробуйте показать его как ценность для бизнеса = если у вас нет хорошо описанных задач, команда тратит много времени на обсуждение, поиск ответов, задавание вопросов и т. д. Затем они понимают ошибки, а исправление этого занимает дополнительное время. И как мы все знаем, когда дело доходит до времени — нужны дополнительные деньги.

Все еще ничего?

Другой вариант — пригласить клиента для планирования проекта и уточнения невыполненной работы. Покажите, сколько работы необходимо сделать, прежде чем вы начнете работать над задачей. Начните задавать вопросы о пользовательских историях, критериях принятия. Обсуждайте, задавайте последующие вопросы.

Самое главное — поговорить с вашим клиентом и заставить его понять, увидеть ценность. В конце концов, это все ради них самих.

3. Управление рисками

Если мы выполним свою работу, поставим задачи заданного объема в срок и без перерасхода бюджета мы все будем хороши, не так ли? Значит, тогда не о чем беспокоиться? Не совсем. Управление рисками часто отодвигается назад как второстепенная вещь, хотя это может быть одна из важнейших вещей, которые должны быть проведены. В противном случае вам, возможно, придется иметь дело с различными ситуациями, к которым вы не готовы.

Оценка проекта кажется неправильной, но вы находитесь на полпути через проект; Ваш владелец продукта внезапно отключается без какой-либо информации, когда он/она вернется; прогноз стоимости кажется неточным, или ваш разработчик должен уйти на 4-недельный отпуск по болезни. Есть ли у вас план на эти события, или вы будете действовать быстро?

Каждый проект имеет множество рисков. В этом нет ничего плохого – такова природа бизнеса. Плохая вещь — это не принимать ее во внимание при запуске нового проекта. После старта созвонитесь с вашей командой, чтобы обсудить риски, которые могут появиться на вашем проекте. Старайтесь думать о рисках, связанных с внутренними и внешними ситуациями. Те, на кого вы оказываете влияние, те, кто зависит от вашего клиента, третьих лиц. Кроме того, подумайте о возможностях (полезных рисках).

Потратьте некоторое время на размышления: к чему может привести такой риск? Какие действия мы можем предпринять, чтобы предотвратить этот риск? Какие действия следует предпринять, если этот риск станет реальностью?

Запишите все это в какой-то электронной таблице, сделайте проверку через некоторое время. “А что, если мой проект уже запущен?» – … ты спрашиваешь? Сделайте свой процесс управления рисками. Вы можете быть удивлены, как много рисков ждут прямо за углом. Или, может быть, вы спасете себя от огня?

***

Я уверен, что вы осознаете, что это не единственные проблемы, с которыми вам, возможно, придется иметь дело во время работы над проектом. Относитесь к каждому из них как к способу развития своего проекта, своей команды, своего клиента и самого себя. В любом случае — старайтесь воспитывать, а не заставлять. Подумайте о бизнес-контексте и о том, как показать ценность. И не сдавайтесь, никто не говорил, что это будет легко, но это определенно вознаграждает потом!

Метрики быстрого успеха мобильных приложений

Мобильная разработка
10.09.2019 8 минут

Маркетинговые каналы имеют свои показатели, которые помогают измерять успех или неудачу. То же самое касается и мобильных устройств. Анализ этих показателей поможет…

Как сделать сложную CRM систему за 3 дня

Программирование
23.07.2019 12 минут

Шаги создания интерфейсов, встречи и переговоры с заказчиком, а также долгожданный релиз продукта в столь короткий срок буквально в двух словах...

Эффективное сотрудничество команды с владельцем продукта

Менеджмент
11.02.2019 12 минут

Убедиться, что ваши команды работают хорошо — непростая задача. Тем не менее, это задача, которую вы должны контролировать на протяжении всего проекта,…